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スタッフサービス・エンジニアリングの特定派遣|とらばーゆネット|シティカード|PMP試験・資格ガイド|お金と仕事(FX・キャッシング・派遣)|仕事とお金|お金＆仕事ナビコミュニケーション計画(コミュニケーション・マネジメント知識エリア)
「プロジェクトマネージャーは作業時間の90%をコミュニケーションに費やす」といわれることからも、プロジェクトにおけるコミュニケーションの重要性は理解されるでしょう。日本でコミュニケーションと言った場合、世間話・身の上話などを通じて親睦を深めることといった印象がもたれがちであり、この意味でのコミュニケーションを会社において日々実践している人が多く見受けられます。
プロジェクトにおけるコミュニケーションにこの要素が全くないとは思いませんが、PMBOKが取り扱うコミュニケーションの主たる内容は「情報を、それを必要とする人に対して適当なタイミング・手段により配布する」ということです。
コミュニケーション計画[communications planning]は、コミュニケーションがプロジェクトにおいて効率的に行なわれるよう、誰が、いつ、どのような情報を必要とするかを識別し、さらに情報伝達の方法・タイミングを特定するプロセスです。
また、プロジェクトで流通する情報は一元的に管理しておくことが望ましいので、情報の蓄積方法についても考えておく必要があります。
このプロセスの結果はコミュニケーション・マネジメント計画書[communications management plan]としてまとめます。
必要な情報が配布されないのは問題ですが、逆に情報の安易な配布も避けるべきです。
これは第一に機密情報漏洩の危険性などを高めますし、また、必要でもない情報を受け取り続けると、受け手は情報の確認自体が億劫になり、必要な情報まで見落とす恐れも生じるからです。
このようなことから、情報の配布は必要かつ十分なものであるよう留意する必要があります。
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引合計画(調達マネジメント知識エリア)
引合とは、発注者のニーズをどのように満たしてくれるかという問いに対する回答を納入候補者から引き出すことです。引合計画[solicitation planning]プロセスではこの引合を行うのに必要な以下の文書を作成します。
・調達文書[procurement documents]：契約形態やプロジェクトの特徴により、提案依頼書・情報提供依頼書・入札招請書・見積依頼書などを適宜作成します。
・評価基準[evaluation criteria]：調達文書に対する納入候補者からの回答を評価する基準を用意しておきます。評価基準の項目としては、コスト・技術力・管理力・財務力・発注者のニーズに対する理解度などがあります
これらに加え、調達計画プロセスで作成した作業範囲記述書に必要な更新を加えたものも引合計画のアウトプットとなります。
■評価基準公開の是非
調達において評価基準を公開するやり方には賛否両論があるようですが、発注者のニーズを受注者に正確に理解してもらうには一番確実なやり方であり、特別な理由がなければ害よりも益の方が大きいのではないかと思います。
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